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Das alte (Weihnachts-) Lied: Serienbrief erstellen

Endlich ist die Marketingliste für die Weihnachtspost fertiggestellt. Es ist alles gesagt (und zwar von Jedem!) und der Serienbrief muss erstellt werden. Hier finden Sie eine kurze Anleitung, wie es besser geht als mit einem schlecht dokumentierten Excelexport. Wir gehen davon aus, dass neben der Marketingliste auch der Briefentwurf vorliegt und haben den Briefentwurf bereits im XML Format abgespeichert. Es wird mit Dynamics CRM 2016 gearbeitet.

  1. seriendruck-datensatz-suchenMit der Funktion “Seriendruck für Listenmitglieder” starten wir die Erstellung des Serienbriefs. Nun öffnet sich das Menü “Seriendruck” und wir können die XML Briefvorlage hochladen. Liegt schon eine Briefvorlage vor, dann können wir diese natürlich auch nutzen. In unserem Beispiel müssen wir tatsächlich die XML Vorlage erst hochladen. Aber das geht ganz einfach.
  2. In drei Schritten können wir unser Worddokument hochladen. Nicht vergessen: Das Word-Dokument muss als XML Dokument mit der Dateiendung “XML” abgespeichert sein. Das Dokument ändert sich dadurch aber nicht.drei-schritte-zum-importieren
  3. Mit der Funktion “Datenfelder” können wir festlegen, welche Daten aus Dynamics CRM genutzt werden sollen. Richtig spannend wird es aber erst jetzt. Wir können aus Dynamics CRM die Wordvorlage wieder öffnen und die Datenfelder – als Firmenname, Ansprechpartner etc. im Worddokument richtig positionieren.
    Haben Sie dabei auch an Baron Münchhausen und Professor Dr. Allesgut gedacht, auch die beiden wollen richtig angesprochen werden!seriendruckvorlage-in-dynamics-und-word-richtig-bearbeiten
  4. Heilige Krabbe (“Holy Crap”) – wie sieht denn das Worddokument jetzt aus? Keine Sorge, unser Worddokument ist jetzt für den Seriendruck vorbereitet. Am Beginn des Dokuments stehen jetzt Hinweise zum weiteren Vorgehen in Dynamics CRM.
  5. crm-funktion-in-wordNachdem wir alle etwaigen Sicherheitshinweise weggeklickt haben (der Systemadministrator wird dies sicher erlauben), können wir mit dem Dokument arbeiten. Im Word-Dokument sehen wir im Seriendruck-Menü “Sendungen” das CRM Feld mit dem Hinweis “Seriendruck starten”. Jetzt wird das Dokument wieder geschlossen und kann aus Dynamics CRM wieder geladen werden.
  6. Das Word Dokument enthält jetzt Seriendruckfelder wie bei einem “normalen” Seriendruck aus Microsoft Outlook oder durch eine importierte Excel Tabelle. Auch alle Mitglieder der Marketingliste sehen wir jetzt im Word Dokument. Der Weihnachtsbrief kann versandt werden.
  7. Ich möchte aber auch bei den Kontakten sehen, dass die Mitglieder einen Brief erhalten haben!
    Sie haben aber gut in der Marketingvorlesung aufgepasst! Das geht mit der Funktion „Schnellkampagne“ ganz einfach!
    In der Schnellkampagne wähle ich die Mitglieder der Marketingliste, die den Serienbrief erhalten sollen und beschreibe den Sachverhalt.

Anmerkung: Das geht natürlich auch für die Weihnachtspost 2017.

schnellkampagne-zur-dokumentation-erstellen