Vielleicht haben Sie es schon gespürt: Qualifizierte Mitarbeiter im technischen Vertrieb sind nicht leicht zu finden. Das Institut der Deutschen Wirtschaft bestätigt den subjektiven Eindruck und prognostiziert für die nächsten Jahre eine immer größere Lücke.
“Während die letztjährige Fortschreibung noch von 6.933 fehlenden Fachkräften in 2027 ausging, sind es nun schon 11.022 in 2028. Gegenüber der letztjährigen Fortschreibung wird nicht mehr von einem leichten Rückgang, sondern von einer moderaten Zunahme der Fachkräftelücke in dieser Berufsgattung ausgegangen.” (IW-Arbeitsmarktfortschreibung 2028 vom 14. Juli 2025)
Mit einer motivierenden Unternehmenskultur kann ein mittelständischer Unternehmer dem Personalmangel entgegenwirken. Ausreichen wird das wahrscheinlich nicht. Mit etwas Technik können die Vertriebsprozesse schlauer und effizienter gemacht werden und Assistententätigkeiten vereinfacht werden.
Mit effizienzsteigernden Maßnahmen Personalmangel entgegenwirken
Ich möchte drei Beispiele aus dem betrieblichen Alltag unserer Kunden herausgreifen, die solche Möglichkeiten aufzeigen. Wer meinen Artikel zur Einführung von KI in Unternehmen gelesen hat (https://www.linkedin.com/pulse/ohne-planung-geht-es-auch-nicht-bei-der-einf%C3%BChrung-von-georg-krieger-mawge) wird schnell einwenden, dass jedes mittelständische Unternehmen seine Spezifika hat und eine Verallgemeinerung nicht möglich ist. Ja so ist es.
Die drei Beispiele stellen tatsächlich initiale Ideen dar, die Anregungen geben können. Die Möglichkeiten in einem Unternehmen sind natürlich immer unterschiedlich. Sie müssen gesucht und gefunden werden.
Zurück zu den Beispielen:
- Zeit sparen im vertrieblichen Außendienst
- Mehr Spaß bei der Vorbereitung von Kundengesprächen
- Prozessautomatisierung im Projektvertrieb
On the road again
Viel Zeit bleibt im vertrieblichen Aussendienst auf der Straße. Umso wichtiger ist eine Optimierung der Routenplanung, die über die Wegeoptimierung durch Google Maps oder dem autoeigenen Navi hinausgeht. Ziel des Unternehmen war es, vorhandene oder neu entstandene Lücken mit weiteren Terminen zu füllen. Dabei sind wir so vorgegangen, dass wir zunächst die Kunden und Interessenten unseres Kunden ein Besuchsscoring aufgebaut haben. Wichtigste Merkmale war der Kundenstatus, die festgelegte Besuchshäufigkeit und der letzte Besuchstermin.
Auf dieser Basis hat dann das eingesetzte Softwaretool #Portatour einen Tourenplan vorgeschlagen. Der Tourenplan wird dann ergänzt mit Zielen am Rande der geplante Tour oder mit nahen Zielen. Das Ergebnis war eine Steigerung der Besuche pro Tag um bis zu 50%. Ganz ohne KI.
Kundengespräche vorbereiten – wer macht das schon?
Natürlich bereiten wir alle unsere Vertriebsgespräche gründlich vor. Jedenfalls fast alle. Die Mühe, die die Lektüre vergangener Mailkorrespondenz, das Herausarbeiten des Gesprächsthemas, die Zusammenfassung komplexer Sachverhalte macht, ist vermeidbar. Oder sie wird durch allgemeines Gerede, peinliche inhaltliche Lücken oder ziellose Gesprächsführung verdrängt.
Immer mehr unserer Kunden – und die Kriegerkollegen natürlich selbst auch – nutzen daher Künstliche Intelligenz bei der Leadqualifizierung und Gesprächsvorbereitung. Grundsätzlich nutzen wir im Regelfall mindestens fünf KI Anwendungen:
- Unternehmensanalyse im Bezug auf Produkt-/Dienstleistungsspektrum, Marktumgebung, Eigentümerstruktur, Finanzzahlen (KI Agent)
- Übernahme von LinkedIN Profilen und Informationen in unser Kundenmanagement System (snapADDY)
- Zusammenfassung der Kommunikation im Bezug zu einer Verkaufschance oder eines Leads (M365 Copilot)
- Recherche spezifischer Anforderungen des Interessenten, Erstellen von Hintergrund Papieren (Pages)
- Protokollierung der geführten Gespräche durch Auswertung der in gegenseitigen Einvertändnis erfolgten Transkriptionen (M365 Copilot)
Der Zeitaufwand durch den Einsatz dieser Werkzeuge wird entscheidend geringer. Dadurch wird lästiges Alltagstun für den Kundenberater erleichtert. Und die automatisierte Dokumentation bringt vielleicht den entscheidenden Vorteil beim nächsten Gespräch – wenn sich der Mitbewerber vorher im Allgemeinen verloren hat.
Projektvertrieb
Verkaufschancen Prozesse und Sales Pipelines sind nicht immer das beste Instrument im Vertrieb komplexer, individueller Projekte. Daher können Standardtools oft nur mit Einschränkungen eingesetzt werden. Stattdessen sollen Projektbeteiligte mit unterschiedlichen Funktionen und aus mehreren Firmen dargestellt werden können. Das Projekt muss unternehmensspezifisch profiliert werden können und trotzdem vertriebliche Funktionen wie die Umsetzungswahrscheinlichkeit dargestellt werden können.
Wir haben dafür eine Reihe von Workflows entwickelt, die das Aufgabenmanagement automatisieren. Auslöser für Erinnerungsfunktionen können automatisiert tätig werden. Terminüberschreitungen lösen Alerts aus. Handelt es sich um regelmäßig zu wiederholende Projekt, wird ein neues Projekt erstellt und mit allen gleichbleibenden Informationen. Auch hier unterstützt uns die KI: Bei der Projektvorbereitung, bei Auswertung der Kommunikation oder der Protokollierung von Besprechungen.
Das hat unmittelbare Bedeutung für die Mitarbeiter im Projektvertrieb: Die tägliche Arbeit erfolgt effizienter, unwillkommene Aufgaben und Kontrollfunktionen können automatisiert werden.
Fazit
Mit der richtigen Softwareunterstützung spart man nicht nur Personal durch mehr Effizienz. Mitarbeiter mit Migrationsgeschichte und noch auszuräumenden Sprachdefiziten können leichter integriert werden. Lästige Routinetätigkeiten werden automatisiert.
Diesen Artikel habe ich am 2. August 2025 in LinkdeIN veröffentlicht.