Lastenheft mit KI erstellen: Eine Anleitung

Im September 2025 habe ich in LinkedIn eine Anleitung veröffentlicht, wie ein (brauchbares) Lastenheft mit KI erstellt werden kann. Mittlerweile haben sich eine Reihe von Unternehmen gemeldet, die Interesse an einem solchen Lastenheft haben und sich damit die tägliche Arbeit erleichtern.

Die Karikatur, die anders als dieser Text mit KI erstellt wurde, stellt ein wenig ironisch die mühsame Arbeit der Erstellung eines Lastenhefts im Jahr 2020 und vorher dar. Der Inhalt eines Lastenheftes selbst hat sich nicht geändert, ein Blick in Wikipedia lohnt.  Wir wollen nun das schreiben lassen und nicht mehr selbst schreiben.

Das Vorgehen stelle ich deshalb gern an dieser Stelle nochmals und ein bisschen grundsätzlicher vor. Auch ein mit KI erstelltes Lastenheft ist nur so gut, wie die Informationen, auf die es zugreifen kann.

Den Kriegerkollegen stehen im Regelfall folgende Informationen zur Verfügung, wenn sich ein Unternehmen für eine unserer Softwarelösungen interessiert. Nehmen wir als Beispiel die Erstellung eines Lastenheftes für das Einkaufsmanagement.

Der Auftraggeber hat die Anforderungen die betrieblichen Einkaufsprozesse effizienter und transparenter abzubilden. Weiterhin soll die Kommunikation mit den Lieferanten im Bezug auf Anfragen dokumentiert und die Verhandlungen protokolliert werden.

Für die Erstellung unseres Lastenheftes liegen uns nun folgende Informationen vor:

1. Die Mailkorrespondenz mit unserem Auftraggeber, das die Anfrage enthält.
2. Ein Protokoll, das der Auftraggeber in einer internen Besprechung zu diesem Thema erstellt hat.
3. Zusätzlich wurde eine Videobesprechung mit unserem Auftraggeber aufgezeichnet und transkribiert.

Da wir die übliche DIN Vorgabe für ein Lastenheft übernehmen wollen, muss der Prompt einen Hinweis darauf, bzw. die Gliederung selbst enthalten.

Für unsere KI nutzen wir dabei den M365 Copilot und nehmen dafür das Modell ChatGpt 4.0. Das hat den Vorteil, dass unsere Informationen innerhalb unserer Microsoft Cloud bleiben und die KI mit unseren Informationen nicht angereichert wird.

Unser Prompt sieht nun so aus:

Bitte erstelle ein Lastenheft mit einer Länge von ca. 5.000 Zeichen zur Einführung eines Lieferanten-Dashboards. Grundlage sind folgende Dokumente:

1. Bitte nutze alle Informationen dieses Verzeichnis /Link zu einem Dateiverzeichnis (zum Beispiel Sharepoint) für die Erstellung des Lastenheftes
2. Werte die E-Mail-Korrespondenz zwischen (Mailadresse) und (Mailadresse) aus, die das Thema Einkaufsmanagement enthält. Beschränke Dich auf den Zeitraum 01.01.2025 bis 30.08.2025
3. Nutze weiter das Transkript einer Onlinebesprechung zwischen dem Leiter Einkauf und dem Geschäftsführer des Auftraggebers sowie einem Spezialisten des Auftragnehmers. In dieser Besprechung wurden auch die Schnittstellenanforderungen zum ERP-System besprochen.

Das Lastenheft soll und die folgenden strukturellen Elemente enthalten:

• Einleitung: Zielsetzung und Motivation des Projekts.
• Ist-Zustand: Beschreibung der aktuellen Situation.
• Soll-Zustand: Beschreibung der gewünschten Funktionalitäten und Verbesserungen durch das Dashboard.
• Funktionale Anforderungen: Welche konkreten Funktionen soll das Dashboard bieten (z.  Lieferantenbewertung, Performance-Tracking, Schnittstellen)?
• Nicht-funktionale Anforderungen: Anforderungen an Sicherheit, Performance, Usability etc.
• Randbedingungen: Technische, organisatorische und rechtliche Rahmenbedingungen.
• Zeitplan und Budget: Angaben zu Projektphasen, Meilensteinen, Fristen und Budgetrahmen.
• Abnahmekriterien: Wie wird die erfolgreiche Umsetzung des Dashboards bewertet?

Das Ergebnis wird mit diesem Prompt im Regelfall schon ganz brauchbar sein. Trotzdem: Nachprompten lohnt immer. Typische sekundäre Prompts sind:

• Argumentiere sachlich. Halluziniere nicht.
• Erweitere/verkürze das Ergebnis auf 4.000 oder 10.000 Zeichen. Oder natürlich mehr oder weniger.
• Berücksichtige auch … und arbeite dies in das Lastenheft ein.
• Stelle die Funktionalen Anforderungen ausführlicher dar. Benutzer dazu folgende zusätzlichen Informationen …
• Erstelle dieses Lastenheft auch in englischer/französischer … Sprache

Das Nachprompten kann direkt im KI Chat erfolgen, aber natürlich auch im Textverarbeitungsprogramm, wenn dies um KI Funktionen erweitert ist. Dies ist beispielsweise bei Microsoft Word der Fall, wenn der M365 Copilot im Einsatz ist.