Sicherheitsrollen in Dynamics CRM

Fehler bei neuem Benutzer in CRM Online: “Keine Instanzen für diese Benutzer-ID gefunden”

Fehler bei CRM online Keine InstanzenNachdem Sie als Administrator einen neuen Benutzer für Office 365 hinzugefügt haben funktionieren für diesen Nutzer z.B. Office Outlook über die Weboberfläche zum Versenden von Mails einwandfrei, beim Auswählen des CRM Buttons durch diesen neuen Nutzer erscheint aber nur:

Keine Instanzen für diese Benutzer-ID gefunden Sie haben sich mit einer Benutzer-ID angemeldet, mit der keine Anmeldung bei CRM Online möglich ist. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, um zu gewährleisten, dass Sie über ein gültiges CRM Online-Benutzerkonto verfügen.

Ist es unmöglich, die eine nötige Sicherheitsrolle zuzuweisen, weil der Nutzer nicht im Menü Einstellungen/Sicherheit erscheint?

Die naheliegende Ursache: um Dynamics CRM Online nutzen zu können benötigt jeder User (mindestens) eine Sicherheitsrolle. Bei der Neuanlage eines Nutzer in Office 365 und der Zuweisung der CRM Lizenz wird noch keine CRM Sicherheitsrolle vergeben. Deshalb ist es gute Praxis, nach der Neuanlage des Benutzers als CRM Administrator im Menü Einstellungen/Sicherheit dem Benutzer sofort eine Sicherheitsrolle zuzuweisen. Doch was tun, wenn dieser neue Nutzer im CRM schlicht und einfach fehlt?

Bei einem unserer Kunden wurde ein Support Fall aus diesem Problem. Scheinbar gibt es unter gewissen Umständen ein Problem mit der Synchronisierung der Datenbestände zwischen der Office 365 Benutzerverwaltung und der Verwaltung der CRM Online Organisationen, die aber mit einem Workaround neu angestoßen werden kann. In unserem Fall hat geholfen:

  1. Ändern der Formatoption von Deutsch auf Englisch
  2. ca. fünf Minuten warten, zurück auf das ursprüngliche Format
  3. Entzug der CRM Lizenz beim betroffenen Benutzerkonto
  4. betroffenes Benutzerkonto zu globalen Admin machen und Lizenz erneut zuweisen
  5. ca. fünf Minuten warten und auf CRM Seite die Benutzerliste aktualisieren (und die globalen Adminrechte entfernen, falls der Nutzer nun wie erwartet auftaucht)

auch wenn dieses Vorgehen etwas esoterisch wirkt – in unserem konkreten Fall hat es geholfen. Tatsächlich ist der Trick mit der Neuinitialisierung der CRM Organisationsdatenbank über das Ändern des Organisationsformat als Workaround im Kontext von Problemen nach Upgrades zwischen CRM Hauptversion 4.0 nach 2011 ja auch schon bekannt.